山西天尺空间信息科技有限公司 刘三跃

档案信息化是在国家档案建设管理部门的统一规划和组织下，在档案管理的活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。档案管理模式从以档案实体保管和利用为重点，转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心，从而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化。

我公司在承接到大同市南郊区档案整理工作后，紧抓工作重点，制定工作流程，分析工作重点和阶段中的制约性短板，针对档案整理时著目工作中的低效、易出差错、重复性等特点，自主开发了利用确权地块数据库，高效生产档案目录的应用程序，以下详细阐述使用软件前后效率的对比及软件的作业过程。

比较一：

在未使用著目自编软件之前，文件著目的基本过程大致为：先找一份模板，然后按照每一份文件中的内容将模板中的与之对应内容（比如：承包方代表、责任者、日期、页码、序号、地块编码等）加以修改(先做区文件，然后在区文件的基础上再做乡村文件。乡村文件与区文件相比主要在于：乡村文件中可能缺少承包方代表及家庭成员的身份证及户口本或者二轮承包合同及证明，其余项应当一致。且乡村文件一致，仅需做一次即可）.承包方代表需按每一户进行修改一次，在此过程中可能出现的错误有：在输入承包方代表姓名时可能会输成同音字：修改完之后可能没保存等等。责任者、日期这一块，对于每一个村而言一般是不变（不排除有特殊情况）。对于地块编码这一块，档案整理的要求为每户地块应从小到大，且地块编码应为五位，在此过程中同样也是出错高的点。

在使用著目自编软件之后，文件著目的基-本过程大致为：

1.收集所做乡村的数据库；

2.打开著目软件，导入承包方地块数据，先修改责任者与日期并保存；

3.进入著目界面，加载承包方地块数据，选择承包方编码

3.填写区目录中的页码

4.点击生成乡级页码按钮，手动选择与区卷内目录不同的乡级目录序号并加以取舍（文件材料题名内容不同的部分）

5.纸质文件相对应查看页码是否一致（若一致，进行下一步；若不一致，进行修正，再进行下一步。），并选择卷内目录模板文件；

6.点击生成目录,目录生成后，软件自动跳转至下一户，并进入录入状态。

7.最终生成的区乡文件目录如下

与未使用著目自编软件之前文件著目相比，在使用著目自编软件之后，在承包方代表姓名、地块编码这一块所出现问题明显下降很多甚至没有（原因是这些数据在数据库中就已经存在了且每户地块应从小到大，且地块编码为五位），在序号这一块也不用像未使用著目自编软件之前文件著目时加以修改，很是便利。但在责任者、日期这一块使用著目自编软件前后其实是一致的，还要靠著目这认真其看看的，在页码编制这一块二者属于大同小异，但在使用著目自编软件之后还是有快一些，正确率高一些的等等。

比较二：

以下为任意选取一周的著目数据（每人每天的户数）

综上所述：在档案整理的过程中，著目这一环节起着至关重要的作用。因此将这一环节做好也算是为后续工作不反工、不走弯路奠定了一个基础。而使用著目自编软件之后，其大大降低了由于各种因素所造成的错误，大大加快了我们的著目速度与正确率，可以不像之前一样在著目这一环节投入大量的人员，缩小了著目与扫描环节投入人员的比值，而解放出来的人员则可以投入到其他重要环节中（如编码）或是其他工作当中这样也就可以大大提升我们整个档案整理的进度以及正确率。